Вийти на дистанцію і не втратити в продуктивності. Секрети дистанційних комунікацій усередині команди

Ефективні комунікації під час віддаленої роботи – новий рівень Keycall

Віддалена робота вже стала нормою. І, відпускаючи колектив працювати додому, компанії лише виграють. Згідно з дослідженням Gallup, ефективність такої роботи зростає на 20%.
Але дослідження проводилося на тих людях, які свідомо вирішили перейти на такий формат роботи. З тими ж, хто змушений був відправлений на віддалену роботу — справи гірші.
Самоорганізованість – рідкісна людська якість. Ефективність роботи команди залежить від успішного управління. Без нього працівникам забезпечені дедлайни та емоційне вигорання, від чого користі не отримає ніхто.

Поради щодо організації віддаленої роботи

Ефективності робочого процесу на дистанційці досягли в повному обсязі не всі і не і відразу. Але багато компаній змогли перебудуватися та вийти на новий рівень. Ми проаналізували, що допомогло успішно налаштувати дистанційну роботу, та виділили кілька ключових рекомендацій.

1. Розподіл завдань

Щоб автоматизувати розподіл та контроль завдань між співробітниками, корисними будуть програми управління проектами. Серед них такі таск-менеджери, як Todois, Asana, Trello, Jira, Microsoft Teams та ін.
Ці програми дозволяють створювати картки із завданнями, прикріплювати файли, відзначати учасників та встановлювати терміни. У деяких додатково функціонують чати та синхронізація з корисними сервісами. Додатки-планери зі стандартними можливостями безкоштовні, а для широкого функціоналу та великої кількості користувачів, встановлені тарифи, які все одно виправдовують себе.

2. Спілкування між відділами

Віддалене спілкування призвело до створення численних чатів, в яких легко заплутатися і прогавити найважливіше. Скоротіть їх до мінімуму і пишіть у особисті повідомлення лише за потреби тут і зараз. Інші робочі питання обговорюйте у відповідних завданнях таск-менеджера.
Робочі відеодзвінки у Zoom
Відеоконференції у Zoom, Skype та Whatsapp успішно замінили звичні робочі планові збори. Для групових дзвінків усередині або між відділами необхідно чітко позначити час. Це стимулює людей доробити поточні завдання та підготувати питання до майбутнього відеодзвінка. Дотримання ділового стилю одягу додатково допоможе включитися в роботу.
Одна з проблем віддаленої роботи – неможливість висловити думку. Деяким людям не властиво брати активну участь в обговоренні, вони можуть мовчати, слухати і з усім погоджуватися. Тому слід кожному давати можливість висловитися, а в обговореннях дотримуватися черговості. І не забувайте хвалити своїх співробітників за якісну та ефективну роботу. Адже всім подобається, коли їх хвалять.

3. Контроль якості

Віддалена робота ефективна лише за взаємної довіри керівника та членів команди. Відсутність жорсткого контролю допоможуть отримати від колективу кращого результату.
Якщо вам важливо контролювати робочий процес віддалених співробітників, то встановіть конкретні KPI за кількістю дзвінків на день або завдань на тиждень. Також можна використовувати тайм-трекери, які будуть рахувати точний час, який працівник проводить у робочій програмі. Стежити за просуванням та якістю роботи допоможуть щотижневі зустрічі – вони дають зрозуміти на якому етапі хто перебуває і стимулюють співробітників не відставати від команди.

4. Підвищення ефективності працівників

Щоб допомогти працівникам із самоорганізацією та справлятися з дедлайнами, компанії проводять навчання з тайм-менеджменту, влаштовують тематичні вебінари та впроваджують методики для підвищення продуктивності.
Одна з таких – техніка Pomodoro, де робочий день ділиться на однакові відрізки під кожне завдання, з обов'язковою перервою між ними. Це допомагає не перемикатися, а концентруватися на одній справі, освіжати думки і, як наслідок, більше встигати.

5. Організація робочого місця

Відправляючи людину працювати з дому, керівництво має забезпечити їй необхідні умови. Комп'ютер, корпоративний телефон, стабільний швидкісний інтернет, необхідне програмне забезпечення – все те, чого немає у співробітника будинку, видає роботодавець з офісу.
Облаштування дистанційного робочого місця
Іноді роботодавець бажає, щоб дистанційний співробітник працював у певному місці, оренду якого готовий оплачувати. Це може бути робочий простір в одній із open-space зон коворкінгу. Такий формат віддаленої роботи підійде і тим співробітникам, кому працювати з дому не дозволяють житлові умови або щоб врятуватися від ізоляційної депресії.

6. Корпоративная культура

Залученість та згуртованість команди впливає на внесок кожного співробітника у спільну справу. Заведіть внутрішній чат у зручному месенджері для неформального листування, а також окремий канал, де повідомлятимете про новини компанії, будете вітати зі святами тощо. Важливо, щоб керівництво також включалося у цей процес і іноді виходило на зв'язок із фідбеком та планами.
Багато компаній додатково влаштовують для співробітників челенджі, спортивні онлайн-марафони, спільне навчання та інші неробочі формати small-talk. Це сприяє підняттю мотивації, загального командного духу та ефективності роботи працівників. Рекомендуємо перевірити!

А як із дистанційкою в Keycall?

Спонтанно адаптуватися до дистанційної роботи нам не довелося. Ми спочатку працювали у віртуальному офісі і навчилися в режимі онлайн укладати угоди, проводити співбесіди, навчання та збори.
Для спілкування використовуємо Telegram. Там же ведемо внутрішній канал з рубриками для знайомства нових співробітників, оновлень планів від СЕО Keyсall, цікавими новинами та днями народження. Для листування з колегами та клієнтами створили корпоративні стікери.
Завдання ставимо в Basecamp, для програмування - Trello, а також користуємося власною СRM-системою. Ми ввели обов'язкові Zoom-зустрічі всередині відділів раз на тиждень, щоб обговорювати завдання, ділитися результатами та ідеями.
Наша команда складається із 20 осіб, які працюють із різних областей України. Кожен співробітник є цінною ланкою у команді. Тому ми підтримуємо ініціативи один одного, влаштовуємо спільні мозкові штурми, прислухаємося до прохань та критики, а керівництво компанії допомагає у фінансуванні профільного навчання та розвитку.
А з недавнього часу ми почали знімати офіс у Києві, для тих, хто засидівся вдома та хоче оновити робочий формат.
Тож у нас вийшло! Сподіваємося, що ви скористаєтеся нашим досвідом та порадами, щоб вивести на новий рівень продуктивність команди та бізнесу в цілому.

Рекомендуємо почитати

Рамка раздела контакты