Как удовлетворить спонсоров, развлечь гостей и самим остаться в прибыли

10 метрик реальной эффективности вашего оффлайн ивента

Карантин заканчивается, а ивенты начинаются! Новые площадки, декорации, мощный звук и просто живое общения никогда не заменит онлайн имитация. Клиенты заскучали по интересным мероприятиям, а значит организаторам самое время начинать готовить что-то удивительное для своих посетителей!
Успех оффлайн-ивента отражают не только положительные отклики и заполненность зала. В событийной индустрии, как и в любом бизнесе, важны цифры:
  • Коэффициент окупаемости (ROI)
  • Индекс вовлеченности cотрудников (EEI)
  • Лояльность клиентов (NPS)
  • Стоимость привлеченного клиента (САС)
Эти показатели меняются в зависимости от профиля мероприятия и целей спонсоров. Но есть и ключевые метрики, которые нужно фиксировать и учитывать для развития своего бизнеса.
Реальные KPI офлайн-ивентов

Основные KPI офлайн мероприятия

1. Регистрации и итоговое количество гостей

Время, регион и источник регистраций дают сведения об эффективности рекламных каналов. Выясните закономерность активности: когда регистрации упали и почему, в каком городе самая активная аудитория, а в каком ее нужно подогреть. Это поможет принять верные шаги в следующих кампаниях.
Но важнее зафиксировать соотношение количества реальных гостей к числу регистраций. Если недошедших оказалось больше, чем посетителей — нужно найти, где и когда вы упустили клиента. Автоматические звонки с напоминанием повысят доходимость на мероприятие и, к тому же, помогут узнать причину отказа.

2. Окупаемость инвестиций

Все мы работаем чтобы получить прибыль. Ваших спонсоров в первую очередь волнует возвращение инвестиций. Поэтому отнимаем от валового дохода себестоимость и делим это число на сумму инвестиций — так вы посчитаете финансовый коэффициент ROI (возвращение инвестиций).
Но чаще всего выгода для спонсора измеряется не в деньгах, а вернее в отсроченной прибыли.И об этих нефинансовых задачах поговорим далее.
Как организатору ивента удовлетворить инвесторов

3. Удовлетворенность спонсоров

Без финансирования организовать ивент не получится, поэтому организатор заинтересован в том, чтобы мероприятие удовлетворило и посетителей, и инвесторов. Последние вкладывают деньги в ивент, преследуя конкретные цели:
  • прямые продажи своего продукта на мероприятии;
  • публикации в профильных изданиях;
  • пополнение аудитории в социальных сетях;
  • популяризация своего бренда, PR (в цифрах оценить сложно).
Не забывайте об этих первостепенных задачах, чтобы удовлетворить своих партнеров и продолжить ваши отношения.

4. Оценки посетителей

Чтобы понять насколько гость доволен событием, нужно интересоваться не просто общим впечатлением, а задавать конкретные вопросы. Помочь в этом организаторам сможет анкетирование посетителей, либо обзвон ботом после ивента. Эффективными также будут такие приложения и сервисы, как 2Event, EventMobi, Eventlook и пр. Установив которые, гости смогут оценивать выступления и локации в реальном времени, а вы увидите какие доклады оказались самыми интересными и будете знать кого приглашать в следующий раз.

5. Индекс лояльности клиентов

NPS-опросы обязательны в каждом бизнесе. Вы должны знать, сколько людей готовы вас рекомендовать — это потенциальные промоутеры, и чем больше их будет, тем лучше. Только не ограничивайтесь одним вопросом в СМС: “Оцените свою готовность рекомендовать наш ивент друзьям”. Сбор NPS голосовым ботом сможет дать вам гораздо больше — что конкретно не понравилось, что конкретно понравилось — со статистикой и систематизировано в одном документе. Задавайте все интересующие вас вопросы и используйте информацию для рекламных целей и улучшения продукта.

6. Активность в соцсетях

В 2021 люди ищут, знакомятся, покупают и просто живут в социальных сетях. И каждый успешный ивент обязан там нашуметь. Отслеживайте лайки, комментарии и хештеги, связанные с вашим мероприятием, используя сервисы Hootsuite, Brand24, или Keyhole. Перед этим стоит запустить собственные хештеги, войти в коллаборацию с блогерами и сделать все, чтобы они стали вирусными.

7. Прямые продажи и лиды

Случаи, когда презентация настолько впечатлила клиента, что он готов сразу купить продукт случаются, но редко. Ивенты играют ознакомительную роль и преимущественно приносят бизнесу отложенных лидов.
Ваша задача отследить дальнейшие покупки после ивента. Промокоды и флаеры помогут зафиксировать эти продажи и идентифицировать их.

8. Количество повторных участий

Профильные конференции, выставки, форумы повторяются из года в год, и участники становятся уже старыми знакомыми. Проследите за своими постоянными гостями. Кто перестал приходить на ивенты и почему? Число постоянных клиентов — это истинный показатель успеха.
Прямые продажи на ивентах и стоимость клиента

9. Стоимость привлеченного клиента

Клиент — не тот, кто пришел на мероприятие, а тот, кто купил предложенный продукт. Затраты на привлечение гостей и организацию события делите на количество реальных покупателей в итоге. Уточняйте число приведенных клиентов у партнеров, чтобы рассчитывать эффективность своих усилий.

10. Вовлеченность сотрудников

Ваша команда — ваша сила, и от приверженности делу сотрудников целиком зависит результат мероприятий. Найти людей приверженных делу на все 100% в ивент-индустрии можно, но сохранить долгосрочные отношения трудно. Потому что это не размеренная пятидневка, а включенность 24\7, жертва выходными, ночные выезды на локации и многое другое.
Известный опросник для сотрудников Q12 от Gallup будет полезным и для ивент-команд. С помощью вопросов о миссии, уровня развития, отношениях и признания вы узнаете насколько ваш сотрудник отдается делу и улучшите микроклимат в компании.
Ориентируясь на цифры в оценке успеха мероприятия, вы развиваете прибыльный потенциал бизнеса и находите изъяны в организационных моментах. Перечисленные KPI помогают оценить реальную эффективность оффлайн-ивента и исполнить мечту всех организаторов: удовлетворить спонсоров и увлечь аудиторию одновременно.

Рекомендуем почитать

Рамка раздела контакты