Эффективности рабочего процесса на удалёнке добились не все и не сразу. Но многие компании смогли перестроиться и выйти на новый уровень. Мы проанализировали, что помогло успешно настроить дистанционную работу, и выделили несколько ключевых рекомендаций.

1. Распределение задач

Чтобы автоматизировать распределение и контроль задач между сотрудниками, полезными будут программы для управления проектами. Среди них такие таск-менеджеры, как Todois, Asana, Trello, Jira, Microsoft Teams и пр.

Эти программы позволяют создавать карточки с задачами, прикреплять файлы, отмечать участников и устанавливать сроки. В некоторых дополнительно функционируют чаты и синхронизация с полезными сервисами. Планировщики со стандартными возможностями бесплатны, а для широкого функционала и большого количества пользователей, установлены тарифы, которые все равно себя оправдывают.

2. Общение между отделами

Удаленное общение привело к созданию многочисленных чатов, в которых легко запутаться и упустить самое важное. Сократите их до минимума и пишите в личные сообщения только при необходимости здесь-и-сейчас. Остальные рабочие вопросы обсуждайте в соответствующих задачах таск-менеджера.

Видеоконференции в Zoom, Skype и Whatsapp успешно заменили привычные рабочие планерки. Для групповых звонков внутри или между отделами нужно четко обозначить время. Это стимулирует людей доделать текущие задачи и подготовить вопросы к предстоящему видеозвонку. А соблюдение делового стиля одежды дополнительно поможет включиться в работу.

Одна из проблем удаленной работы — невысказанность. Некоторым людям не свойственно активно участвовать в обсуждении, они могут молчать, слушать и со всем соглашаться. Поэтому следует каждому давать возможность высказаться, а в обсуждениях соблюдать очередность. И не забывайте хвалить своих сотрудников за качественную и эффективную работу. Ведь всем нравится, когда их хвалят.

3. Контроль качества

Удалённая работа эффективна только при взаимном доверии руководителя и членов команды. Отсутствие жесткого контроля помогут добиться от коллектива лучшего результата.

Если же вам важно контролировать рабочий процесс удаленных сотрудников, то установите конкретные KPI по количеству звонков в день или заданий на неделю. Также можно использовать тайм-трекеры, которые будут считать точное время, которое сотрудник проводит в рабочей программе. Следить за продвижением и качеством работы помогут еженедельные планерки — они дают понять на каком этапе кто находится и стимулирует сотрудников не отставать от команды.

4. Повышение эффективности сотрудников

Чтобы помочь работникам с самоорганизацией и справляться с дедлайнами, компании проводят обучение по тайм-менеджменту, устраивают тематические вебинары и внедряют методики для повышения продуктивности.

Одна из таких — техника Pomodoro, где рабочий день делится на одинаковые отрезки под каждую задачу, с обязательным перерывом между ними. Это помогает не переключатся, а концентрироваться на одном деле, освежать мысли и, как результат, больше успевать.

5. Организация рабочего места

Отправляя человека работать из дома, руководство обязано обеспечить ему необходимые условия. Компьютер, корпоративный телефон, стабильный скоростной интернет, необходимое программное обеспечение — все то, чего нет у сотрудника дома, выдает работодатель из офиса.

Обустройство дистанционного рабочего места

Иногда работодатель желает, чтобы дистанционный сотрудник работал в определенном месте, аренду которого он готов оплачивать. Это может быть рабочее пространство в одной из open-space зон коворкинга. Такой формат удаленной работы подойдет и тем сотрудникам, кому работать из дома не позволяют жилищные условия или чтобы спастись от изоляционной депрессии.

6. Корпоративная культура

Вовлеченность и сплоченность команды влияет на вклад каждого сотрудника в общее дело. Заведите внутренний чат в удобном мессенджере для неформальной переписки, а также отдельный канал, где будете сообщать о новостях компании, поздравлять с праздниками и т.д. Важно, чтобы руководство тоже включалось в этот процесс и иногда выходило на связь с фидбеком и планами.

Многие компании дополнительно устраивают для сотрудников челленджи, спортивные онлайн-марафоны, совместное обучение и прочие форматы нерабочего small-talk. Это способствует поднятию мотивации, общего командного духа и эффективности работы сотрудников. Рекомендуем проверить!

А как с удалёнкой в Keycall?

Спонтанно адаптироваться к дистанционной работе нам не пришлось. Мы изначально работали в виртуальном офисе и научились в режиме онлайн заключать сделки, проводить собеседования, обучение и планерки.

Для общения мы используем Telegram. Там же ведем внутренний канал с рубриками для знакомства новых сотрудников, обновлений в планах от СЕО Keyсall, интересными новостями и днями рождениями. Для переписок с коллегами и клиентами создали корпоративные стикеры.

Задачи ставим в Basecamp, для программирования — в Trello, а также пользуемся собственной СRM-системой. Мы ввели обязательные Zoom-встречи внутри отделов раз в неделю, чтобы обсуждать задачи, делиться результатами и идеями.

Наша команда состоит из 20 человек, которые работают из разных областей Украины. Каждый сотрудник является ценным звеном в команде. Поэтому мы поддерживаем инициативы друг друга, устраиваем совместные мозговые штурмы, прислушиваемся к просьбам и критике, а руководство компании помогает в финансировании профильного обучения и развития.

А с недавнего времени мы начали снимать офис в Киеве, для тех, кто засиделся дома и хочет обновить рабочий формат.

Так что у нас получилось! Надеемся, что вы воспользуетесь нашим опытом и советами, чтобы вывести на новый уровень продуктивность команды и бизнеса в целом.